Tietosuojaseloste
Henkilörekisterin tietosuojaseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ
Lounais-Suomen Lihastautiyhdistys ry
os. Itäinen Pitkäkatu 68, 20810 Turku
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA
Toiminnanjohtaja Sirke Salmela
Itäinen Pitkäkatu 68, 20810 Turku
puh. 0414567071, sirke.salmela@lsly.fi
3. REKISTERIN NIMI
Lounais-Suomen Lihastautiyhdistys ry:n jäsenrekisteri
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS / / HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisäätäinen velvoite: Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä.
Henkilötiedot kerätään rekisteriin tiedotusta, jäsenmaksujen laskutusta ja jäsenkirjeen postitusta varten.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista ei ole tunnistettavissa yksittäisiä henkilöitä. Rekisteristä voidaan koota esimerkiksi diagnoosin, iän tai työelämästatuksen perusteella eroteltuja tilastoja, joista ei kuitenkaan käy ilmi tunnistettavia henkilötietoja.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin kerätään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 5 § periaatteiden mukaisesti henkilötiedot, sekä näiden lisäksi osoite- sekä diagnoositiedot. Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: etu-, ja sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumerot, kielikoodi, diagnoositiedot, työelämästatus, alle 18-vuotiaan jäsenen vanhempien yhteystiedot ja jäsenyyden laji ja tila, yhdistys sekä liittymis- ja päättymisajankohta. Lisäksi Lounais-Suomen Lihastautiyhdistyksen rekisterissä luodaan yksilölliset tunnisteet (jäsennumero) jokaiselle jäsenelle, kirjataan mahdollinen tieto jäsenen toimimisesta yhdistyksen hallituksessa ja Lihastautiliiton liittohallituksessa sekä jäsenen ansiomerkit. Lisäksi kirjataan jäsenen mahdolliset toiveet Porras-lehden toimitustapaan sekä sähköiseen tiedottamiseen liittyen. Jäsenmaksutiedoista kerätään vuosi, laskutustieto, summa, jäsenmaksun suoritus tai mahdollinen karhulaskutustieto.
Mobiiliversion kautta jäsen voi muokata omia yhteystietojaan, diagnoosiaan sekä päivittää viestintää koskevia asetuksiaan. Tähän vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana.
6. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään sähköisellä lomakkeella, postitse lähetetyillä lomakkeilla sekä sähköpostitse tai puhelimitse rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä. Yhdistyksen jäsenrekisterinä toimii Sense, jonka tuottaa Vitec Avoine Oy. Lounais-Suomen Lihastautiyhdistyksen rekisteri sisältyy Lihastautiliiton keskitettyyn rekisteriin.
Lisäksi käytössä on Posti Group Oyj:n osoitepäivityspalvelu.
7. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA
Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden jatkumisen ajan. Poistuneiden jäsenten tietoja säilytetään rekisterissä jäsenyyden päättymisen jälkeen 13 kuukautta, ellei jäsen ole ilmoittanut, että tiedot on poistettava heti eropäivän jälkeen. Henkilötietoja ei arkistoida.
8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Rekisterinpitäjän työntekijöiden lisäksi Lihastautiliitto ry:n nimetty työntekijä voi käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
10. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Rekisteriin kerättyjä tunnistettavia henkilötietoja (nimi, postiosoite) luovutetaan eteenpäin kolmansille osapuolille vain Lihastautiliitolle Porras-lehden postitustietojen vuoksi lehteä painavalle painotalolle, joka toimittaa lehdet postiin ja Lihastautiliiton käyttämään Uutiskirjesovellukseen, jota kautta jäsenet saavat sähköisiä tiedotteita ja uutisia.
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.
11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus pyytää omat henkilötietonsa ja tarkastaa ne kirjallisella ilmoituksella sekä vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Henkilötietojen muutospyynnöt osoitetaan Lounais-Suomen Lihastautiyhdistykseen os. Itäinen Pitkäkatu 68, 20810 Turku. Tulostettava tietojen korjausvaatimuslomake löytyy rekisteriselosteen lopusta. Mikäli jäsen esittää lihastautiyhdistykselle sellaisia jäsentietoja koskevia korjaus- tai oikaisupyyntöjä, joita lihastautiyhdistys ei pysty toteuttamaan, lihastautiyhdistys ilmoittaa asiasta Lihastautiliittoon.
Tietojen poistamista koskevat pyynnöt tulee ilmoittaa kirjallisesti tai sähköpostitse Lounais-Suomen Lihastautiyhdistykseen.
12. REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy korjaamasta tietoja, sen tulee antaa asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa on mainittava myös kieltäytymisen syy.
Rekisteritietojen korjausvaatimus postitetaan osoitteeseen:
Lounais-Suomen Lihastautiyhdistys
Itäinen Pitkäkatu 68
20810 Turku
13. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteriin tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat käyttöoikeuksien, palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on pääsy, oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ei säilytetä manuaalisesti.